Tudom, a téma nem teljesen a honlapkészítéssel kapcsolatos, de mivel mindannyian arra törekszünk, hogy kevesebb legyen az adminisztráció, és a jelenleginél sokkal többet tudjunk építő jellegű munkával tölteni, ezért úgy gondoltam, hogy a számlázásról is érdemes pár szót ejteni.
Több mint egy éve áttértem a papír alapú számlákról az elektronikus számlázásra, ezért úgy éreztem, hogy most már tényleg időszerű, hogy megosszam a tapasztalataimat.
Elektronikus számlázás, kell ez nekem?
Először kicsit féltem az egésztől, volt már egy jól bejáratott rendszerem, de azért bíztam benne, hogy nem lesz probléma, és sima lesz az átállás. Nálam az ég világon semmi gond nem volt, villámgyorsan kitanultam a program használatát, és már az első napokban is azon agyaltam, hogy vajon mi az ami eddig visszatartott, miért halogattam eddig az elektronikus számlázás bevezetését.
Rövid összefoglalva olyan ez az egész, mintha valami nagy követ dobtam volna le magamról, ami eddig hátráltatott abban, hogy az igazán fontos dolgokkal tölthessem az időmet.
Melyik számlázót válasszam?
Több ilyen program is van a piacon, én egy rövid ismerkedés után végül a számlázz.hu rendszerét választottam. Egy online számlázóról van szó, semmit sem kell telepíteni, tehát bármelyik gépünkről el tudjuk érni. Adhatunk olvasási jogot a könyvelőnek, és még a banki rendszerrel is össze tudjuk kapcsolni. A rengeteg hasznos funkció közül még kettőt emelnék ki, mert számomra talán ezek a legfontosabbak:
Az első: Villámgyors számlaírás
Én honlapkészítőként rengeteg kis összegű számlát állítok ki, ami nagyon sok időmet vette el korábban. Ezzel a számlázóval kb. 10 másodperc alatt el tudok készíteni egy számlát valamelyik korábbi változatból, és ebben az is benne van, hogy már elküldtem az ügyfél e-mail címére. Gondolom ezt tovább nem kell részleteznem, számomra ez hihetetlen nagy könnyítés.
A második: Automatikus fizetési felszólítás
Én korábban folyamatosan küzdöttem a kintlévőségek kezelésével. Erre jó példa az alábbi – viszonylag gyakori – eset:
– figyelmeztető e-mailt küldök az ügyfélnek a szolgáltatás lejártáról
– nincs válasz, az e-mailt újraküldöm egyszer, kétszer, háromszor
– nincs válasz, úgyhogy telefonálok, de nem veszi fel, és nem hív vissza
– újrahívom, most már felveszi a telefont, abban maradunk, hogy:
„Persze Bálint, nyugodtan küldheted a számlát, miért nem küldted még el?”
– örülök, megírom a számlát kézzel és postázom
– eltelik pár hét, még nem érkezett meg az összeg, így ráírok az ügyfélre:
”Szia, megérkezett a számla?”
– nincs válasz, úgyhogy telefonálok, most felveszi a telefont, de nincs meg a számla, jön a szokásos kérdés:
„Bálint, biztos jó helyre küldted?”
– a másolatot elpostázom, ez már megérkezik, de újabb gond merült fel:
„Bálint, rossz számlázási címet írtál rá, azóta már megváltozott!”
– itt már annyira nem örülök, a régit sztornózom, majd megírom a számlát kézzel és postázom
– a számla rendben megérkezik, a számlázási cím is rendben van, csak az ügyfelet nem tudom elérni
– nincs mese, megírom neki, hogy a szolgáltatást már nem tudjuk tovább folytatni, amire azonnal (nem vicc, 5 percen belül) érkezik egy válasz e-mail, és mellé az sms a banktól, hogy az összeg már meg is érkezett.
Ráadásul vannak olyan ügyfelek, akiknél ez az általános, tehát minden egyes alkalommal ezt el kell játszani, ami finoman szólva is sokat kivesz az emberből.
Sokat gondolkoztam rajta, hogy mitévő legyek, hogyan oldjam meg ezt a helyzetet. Törődjek bele, hogy ez sajnos együtt jár a vállalkozással, nincs mit tenni, vagy vegyek fel valakit erre a munkára, és akkor inkább szenvedjen ő helyettem? De akkor meg emelnem kell az áraimat, biztos ez a legjobb megoldás?
Itt jött kapóra a számlázz.hu automatikus fizetési felszólítása. Megírom a számlát, és amíg azt ki nem egyenlítik, addig folyamatosan küldi a felszólításokat az előre beállított időpontokban. Persze most is előfordulhat a fent vázolt esethez hasonló, de az a tapasztalat, hogy az online számlázó az esetek nagy részében ezt a pénzbehajtásos részt már egy az egyben lejátsza helyettem.
A lényeg: Automatizáljunk, ahol csak lehet!
Alapvetően én nagyon szeretek automatizálni, szeretem, ha bizonyos dolgokkal már nem kell többet foglalkoznom, mert valaki más – jelen esetben egy program – ezt megoldja helyettem. Szóval azt javaslom, hogy minél előbb térjünk át az elektronikus számlázásra, mert ennek köszönhetően rengeteg időt fogunk megspórolni!